Functieomschrijving
Ga jij ons helpen om licentie- en contractbeheer bij de Rijksuniversiteit Groningen te optimaliseren? Heb je ervaring met het beheren van de aankoop, het onderhoud en de implementatie van softwarepakketten in een grotere organisatie?
Bij de Rijksuniversiteit Groningen (RUG) zijn veel softwareprogramma’s in gebruik. Hierdoor heeft de RUG te maken met een veelheid aan contracten en licenties voor het gebruik van deze software. Het beheer is ondergebracht bij het subteam Licentie- en contractbeheer (LCB) van team Management Support van het Centrum voor Informatie Technologie (CIT).
Naast het beheren van de licentie- en contractdossiers is LCB verantwoordelijk voor de advisering op het gebied van compliancy en gebruik en voor de signalering richting de licentie- en contracteigenaren over het aflopen van of de noodzaak voor verlenging van licenties en contracten. Daarnaast fungeert LCB als vraagbaak voor rapportages en verslaglegging over contracten en licenties. LCB is verder belast met de bestelling en de aanschaf van licenties en verantwoordelijk voor de financiële verantwoording en rapportering hierover.
Kortom: LCB voorziet de interne (RUG)organisatie van inzicht in de lopende softwarecontracten en de contractuele afspraken en andere daarmee samenhangende informatie.
Op dit moment bestaat LCB uit twee medewerkers waarvan één binnenkort het subteam gaat verlaten. In de toekomst wil de organisatie software asset management invoeren. Daarom zoeken wij iemand die voldoende is toegerust om het huidige licentie- en contractbeheer in de tussenliggende periode te optimaliseren en in staat en bereid is om te investeren in de opbouw van kennis en ervaring op het gebied van software asset management.
De volgende taken en verantwoordelijkheden behoren bij de rol van licentie- en contractbeheerder:
zorg dragen voor het voorbereiden van offertetrajecten, licentiecontracten en overige IT-contracten, aankoop en bestelling van (software)licenties en het vastleggen ervan in het contractbeheersysteem
advisering over licentievormen en inkoopstrategieën
bewaking van aflopende licenties en contracten, het verlengen of beëindigen ervan en het up-to-date houden van de licentie- en contractadministratie
toezien op contract compliance
contact met leveranciers van softwarelicenties en overige IT-diensten
contact met interne stakeholders over de inkoop, de verlenging en de gebruiksvoorwaarden van licenties en contracten
het mede ontwerpen en inrichten van en, in bepaalde gevallen, het dragen van de verantwoordelijkheid voor werkprocessen en procesverbetering voor contract- en licentiebeheer bij het CIT
ondersteunen van inkoop- en aanbestedingstrajecten bij licentieaankopen
financiële ondersteuning in algemene zin bij het beheer van licenties en overige IT-contracten.
Functie eisen
Om in deze functie succesvol te kunnen zijn, beschik je over de volgende kwalificaties:
minimaal hbo-werk en denkniveau, het is een pré wanneer je beschikt over een afgeronde opleiding op het gebied van contract- of leveranciersmanagement
een aantal jaren werkervaring binnen contract- en licentiebeheer
affiniteit met software asset management
ervaring met inkooptrajecten en aanbestedingen
ervaring met een FMIS-systeem, bij voorkeur Planon
affiniteit met ICT-processen
basiskennis van de juridische aspecten zoals de aanbesteding- en AVG-wetgeving.
Wat breng je verder mee:
je bent een teamplayer en ziet de meerwaarde van een goede samenwerking voor de kwaliteit en het draagvlak van de producten en diensten die worden geleverd
je hebt een klantgerichte en oplossingsgerichte instelling en weet op een professionele manier de verwachting van de klanten te managen
je bent communicatief vaardig en je realiseert je dat een goede communicatie- en informatievoorziening bijdraagt aan de tevredenheid van je klanten
je bent verantwoordelijk en proactief, stressbestendig en werkt accuraat
je beschikt over een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.
Over de organisatie
Het Centrum voor Informatie Technologie (CIT) van de Rijksuniversiteit Groningen is een toonaangevende universitaire organisatie in Nederland op het gebied van informatietechnologie. Met circa 300 medewerkers beheert het CIT de benodigde IT-faciliteiten en ondersteunende processen voor 37.000 studenten en 7.500 medewerkers. De Rijksuniversiteit Groningen behoort wereldwijd tot de top 100 van universiteiten.
Het CIT ondersteunt en innoveert wetenschappelijk onderzoek en universitair onderwijs door het bieden van hoogwaardige, innovatieve en betrouwbare data- en IT-oplossingen, advies en training. Onze missie is 'Onderwijs en onderzoek: ondersteund door innovatieve en betrouwbare IT'.
Constantijn van den Hoorn
Heb je vragen over deze vacature?
Neem contact met mij op
Solliciteer
vandaag!
Vul het formulier en dan nemen wij zo snel mogelijk contact met u op!